Apa saja jenis dokumen proyek yang ada pada proyek EPC?

Dalam sebuah proyek EPC (Engineering-Procurement-Construction), ada banyak pihak yang terlibat. Mulai dari owner, konsultan, hingga kontraktor maupun sub kontraktor. Masing-masing pihak itu memiliki dokumen yang saling berkaitan guna terwujudnya proyek sesuai rencana.

Apa itu Dokumen Proyek?

Bisa diartikan sebagai kumpulan informasi tertulis yang berfungsi sebagai panduan, rencana, dan referensi untuk mengelola suatu proyek dari awal hingga akhir.

Dokumen proyek merupakan bagian penting dari manajemen proyek yang fungsinya membantu tim proyek, para pemangku kepentingan (stakeholders), dan pihak terkait lainnya, untuk memahami tujuan proyek, proses yang akan dijalankan, tanggung jawab setiap anggota tim, serta batasan dan risiko yang mungkin dihadapi.

Selama proyek berlangsung, dokumen -dokumen tersebut harus selalu diperbarui dan disimpan secara teratur. Dokumen-dokumen ini membantu dalam koordinasi, mengurangi ketidakkonsistenan, meningkatkan pemahaman bersama, dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana.

Semakin kompleks proyeknya, semakin penting peran dokumen dalam kesuksesannya.

Bagaimana Bila Dokumen Tidak Dikelola Dengan Baik?

Jika dokumen tidak dikelola dengan baik , maka akan muncul berbagai konsekuensi yang dapat merugikan jalannya proyek dan menyebabkan masalah yang serius. Beberapa dampak negatif dari ketidakmampuan mengelola dokumen dengan baik pada proyek EPC adalah sebagai berikut:

1. Proyek Bisa Terlambat
   Dokumen yang tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahan komunikasi di antara tim proyek, kontraktor, dan pemasok. Hal ini dapat menghambat aliran informasi yang penting dan mengakibatkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan, proses pengadaan, atau penyelesaian tugas-tugas penting. Akibatnya, proyek dapat mengalami penundaan yang merugikan biaya dan waktu.
2. Biaya Membengkak
   Tanpa manajemen dokumen yang efisien, informasi tentang anggaran, perubahan, dan pengeluaran proyek bisa sulit dilacak. Ketidakpahaman tentang situasi finansial proyek dapat menyebabkan biaya berlebihan atau pengeluaran yang tidak terkontrol, yang dapat berdampak negatif pada profitabilitas proyek.
3. Kualitas Rendah dan Konstruksi Buruk
   Jika dokumen desain dan spesifikasi tidak dikelola dengan baik, bisa timbul masalah dalam pelaksanaan konstruksi. Ini dapat menyebabkan kualitas hasil akhir yang rendah atau konstruksi yang buruk karena tidak ada pedoman yang jelas bagi para pelaksana proyek.
4. Sengketa dan Perselisihan
   Ketidakjelasan dalam dokumen kontrak atau ketidaktepatan dalam manajemen dokumen dapat menyebabkan sengketa antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek. Sengketa ini dapat mengakibatkan penundaan lebih lanjut, biaya hukum yang tinggi, dan kerusakan pada hubungan kerja sama antara pihak-pihak terkait.
5. Kesalahan Desain dan Pekerjaan
   Tanpa manajemen dokumen yang efektif, versi yang berbeda dari dokumen desain dan perencanaan bisa tersebar di antara tim proyek. Ini dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara desain dan pelaksanaan pekerjaan, yang kemudian perlu diperbaiki, menghabiskan waktu dan biaya tambahan.
6. Risiko Keselamatan dan Kesehatan
   Dokumen keselamatan dan kesehatan kerja yang tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan risiko kecelakaan dan cedera yang lebih tinggi bagi para pekerja. Penerapan prosedur keselamatan yang tidak tepat atau tidak jelas dapat membahayakan kesejahteraan dan keselamatan semua orang yang terlibat dalam proyek.
7. Hilangnya Informasi Berharga
   Dokumen yang tidak diarsipkan dengan baik dapat hilang atau tidak dapat diakses ketika dibutuhkan. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan informasi berharga dan pengulangan pekerjaan, yang menyia-nyiakan waktu dan sumber daya.

Jenis-Jenis Dokumen Proyek

Dalam proyek EPC yang kompleks, jumlah dokumen yang dihasilkan dapat sangat besar. Tanpa manajemen dokumen yang efektif, proyek dapat mengalami masalah seperti kesalahan komunikasi, penundaan, biaya berlebihan, dan masalah hukum. Oleh karena itu, manajemen dokumen yang baik menjadi kunci kesuksesan dalam melaksanakan proyek EPC dengan sukses.

Dikutip dari arsitekta.com, berikut adalah dokumen-dokumen dalam proyek konstruksi secara umum:

1. Dokumen perencanaan
2. Dokumen legalitias
3. Dokumen tender
4. Dokumen perjajian beserta lampiran-lampirannya
5. Dokumen dari perusahaan jasa keuangan
6. Dokumen yang berasal dari supplier
7. Dokumen terkait alat kerja
8. Dokumen terkait klarifikasi dan kualifikasi tenaga kerja
9. Dokumen terkait K3
10. Berkas proyek untuk mengajukan tagihan/pembayaran
11. Jenis dokumen untuk keperluan serah terima proyek

Kurang lebih ada sekitar 58 dokumen yang ada dalam sebuah proyek konstruksi.

Mengingat begitu banyaknya dokumen dalam sebuah proyek, diperlukan manajemen dokumen yang efisien dan terorganisir. Penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang canggih dan penerapan proses yang terstandarisasi membantu memastikan semua informasi proyek tersedia dengan tepat waktu dan kepada pihak yang berwenang, sehingga proyek dapat berjalan dengan lancar dan efisien.

Salah satu tools digital manajemen dokumen yand dapat diandalkan adalah Aconex. Aconex sebagai suatu platform kolaborasi yang memiliki fokus pada Document Management System telah digunakan oleh proyek-proyek di Indonesia maupun dunia memungkinkan seluruh pihak dalam proyek berkolaborasi secara optimal guna mendukung kesuksesan proyek.

Siapa penanggung jawab dokumen dalam proyek?

Dalam proyek EPC, penanggung jawab untuk mengelola dokumen umumnya adalah seorang Manajer Proyek atau seorang profesional yang ditunjuk khusus sebagai Manajer Dokumen Proyek. Tugas ini bisa juga menjadi tanggung jawab tim proyek atau departemen administrasi proyek, tergantung pada ukuran dan kompleksitas proyek. (*)