Bagaimana tools project management dapat meningkatkan performa bisnis?
Kehidupan normal baru seyogyanya menjadi tantangan tersendiri bagi tiap kalangan. Tak terkecuali bagi seorang project manager. Dengan kondisi berbeda akibat terjadinya pandemi Covid yang hingga saat ini masih terus berlangsung, seorang project manager dituntut untuk tetap menyelesaikan proyek yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan perencanaan.
Project manager memang tidak bekerja sendiri. Banyak pihak yang saling berkaitan guna terwujudnya sebuah proyek. Jumlahnya tentu tergantung dari besar kecilnya proyek yang sedang ditangani. Bisa puluhan hingga ratusan. Misalnya saja, proyek pembangunan gedung rumah sakit. Tentu jumlah kolaborator akan berbeda dengan penangan proyek jalan tol.
Dalam sebuah proyek konstruksi, secara umum kolaborasi terjadi pada unsur-unsur berikut:
1. Pemilik
Dapat berupa perorangan atau badan hukum instansi pemerintah atau swasta yang merupakan pihak yang berinisiatif untuk mengadakan proyek. Hak dan kewajiban pemilik antara lain memeriksa dan menyetujui hasil pekerjaan pelaksana, menerima dan membayar hasil pekerjaan.
2. Konsultan perencanaan/pengawasan
Adalah perorangan atau badan hukum dengan kualifikasi tertentu yang merencanakan suatu proyek atau mengawasi suatu proyek yang direncanakannya.
3. Kontraktor
Pelaksana merupakan perorangan atau badan hukum, swasta atau pemerintah yang melaksanakan suatu proyek yang diperoleh suatu pelelangan, penunjukkan langsung atau pengadaan langsung
Terlepas dari masa normal baru maupun tidak, agar bisa bekerja secara efektif dan efisien, seorang project manager memerlukan alat bantu berupa sistem project management supaya dapat berjalan dengan lancar sesuai rencana sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal.
“Project management menjadi unsur penting dalam pelaksanaan proyek, karena dengan adanya pengelolaan proyek yang baik maka menentukan terlaksananya proyek yang tepat biaya, tepat waktu, dan tepat kualitas”, tutur Ayu Septiani, senior konsultan PT Ikonsultan Inovatama.
Ia menambahkan, project management yang baik dengan capaian pelaksanaan yang tepat biaya dan tepat waktu menunjukkan bahwa pelaksana proyek dan pemilik proyek memiliki komitmen yang tinggi untuk mencapai target operasi yang tepat waktu sehingga hal ini menjadi sebab penting dari peningkatan performa bisnis masing-masing.
Apa Itu Project Management?
Dilansir dari Association for Project Management, project management atau manajemen proyek adalah penerapan proses metode, ketrampilan, pengetahuan dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang disepakati.
Ada 2 hal unik yang perlu digaribawahi tentang project management:
- Proyek selalu bersinggungan dengan biaya, waktu dan kinerja. Artinya, sebuah proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melampaui anggaran, diselesaikan dalam kurun waktu yang tepat, serta kualitas pekerjaan harus sesuai degan standar kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya.
Contohnya, bila penyelesaian sebuah proyek terlambat dari jadwal yang telah ditentukan, efek domino yang akan terjadi adalah anggaran menjadi bertambah, dan kualitas pekerjaan mungkin lebih baik, dan seterusnya. - Peminjaman dan pengintegrasian sumber daya fungsional dari departemen dalam organisasi berpotensi menimbulkan konflik.
Seorang project manager merupakan orang yang bertanggung jawab terhadap kelangsungan proyek. Ia harus memahami semua detail di dalamnya. Selain memiliki kemampuan berkomunikasi, juga harus menguasai keahlian lain seperti negosiasi serta pengetahuan secara mendalam tentang proyek yang akan dihadapi.
Intinya, project management diperlukan untuk setiap orang dan semua orang yang mengelola proyek di berbagai industri seperti transportasi dan infrastruktur, IT, pembuatan produk, bangunan dan konstruksi, keuangan dan hukum maupun event.
Metodologi Project Management
Ada beberapa metodologi dalam project management, diantaranya adalah:
- Agile
Adalah proses project management yang membagi proyek ke dalam tugas-tugas dan tahapan-tahapan yang lebih kecil. Metode ini banyak diterapkan dalam organisasi teknologi. Sebagian besar tim pengembang perangkat lunak mempraktikan Agile dalam berbagai bentuk, dan unsur-unsurnya telah banyak diterapkan dalam banyak lingkungan pekerjaan. - Scrum
Termasuk dalam metodologi Agile tentang bagaimana cara mengelola dan menjalankan sebuah proyek. Biasanya digunakan untuk mengelola segala jenis proyek. Mulai dari pembuatan software, website, hardware, marketing, event planning dan sebagainya. - Lean
Merupakan metode yang bertujuan untuk meningkatkan suatu proses dengan menghilangkan semua aktivitas yang tidak ada nilai tambahnya dan meningkatkan proses kerja agar lebih efektif dan efisien, hasil yang lebih cepat dan kualitas yang lebih baik.
Prinsip dasar dari lean bertujuan untuk meningkatkan nilai tambah produk ( barang atau jasa ) agar memberikan nilai kepada pelanggan dalam semua alur proses kerja pada perusahaan.
Tujuan dari lean adalah meningkatkan customer value secara terus menerus dengan peningkatan rasio antara nilai tambah terhadap waste (the value-to-waste rasio ). - Waterfall
Dinamakan seperti itu karena setiap fase proyek mengalir ke fase berikutnya seperti air terjun. Dalam metode ini, apabila tahap 1 belum selesai, maka tahap 2 tidak bisa berjalan, begitu seterusnya. Semua tahapan saling berkaitan dan masing-masing harus dikerjakan secara detil dan terdokumentasi. - Kanban
Sebuah metode yang membuat visualisasi menggunakan papan, kolom dan kartu untuk mengelola tugas. Visualisasi ini memungkinkan tim untuk melihat tugas atau pekerjaan yang sedang berlangsung dan memahami informasi kompleks seperti proses, hubungan antar tugas serta masalah serta risiko yang mempengaruhi kemampuan tim dalam menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu,
Selain 5 tersebut di atas, masih ada beberapa metodologi lain seperti critical path methodology, six sigma, critical chain project management, event chain methodology, dan extreme project management.
Lantas bagaimana project management mampu meningkatkan performa bisnis?
Temukan jawabannya dalam webinar yang diselenggarakan oleh PT Ikonsultan Inovatama (IKON) bekerja sama dengan Oracle, dalam tajuk Portfolio Management in New Normal: Improving Business Performance using Integrated Project Management System pada 28 Januari 2021.
Informasi lebih lanjut serta pendaftaran, silakan klik tautan berikut.*
Referensi:
1. Manajemen Proyek Konstruksi, Dr. Hafnidar A. Rani, S.T.,M.M
2. www.apm.org.uk
3. https://www.pmi.org/about/learn-about-pmi/what-is-project-management
4. https://www.dropbox.com/id/business/resources/agile-methodology
5. https://leanindonesia.org/blog/prinsip-dasar-lean.html/